Obligaciones sobre facturación para autónomos y PYMES. Primera parte

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Todas las obligaciones sobre facturación. Primera parte.

facturauntipoEn esta entrada veremos los principales puntos a tener en cuenta en nuestra facturación, y en la siguiente hablaremos de los extintos tickets, la factura simplificada, electrónica, otros tipos, plazos, y libros.

El IVA y otras leyes españolas hacen que empresas y profesionales tengan que:

  • Emitir y entregar factura por las operaciones que realicen en su actividad empresarial o profesional.
  • Conservar copia o matriz de esas facturas emitidas.
  • Conservar las facturas u otros justificantes recibidos de terceros.
  • Llevar unos libros registros de las facturas emitidas y recibidas.

En este artículo podrás, además de informarte de todo aquello que tienes que cumplir,  descargarte un modelo en Excel de factura para que adaptes a tus datos. El modelo está bastante automatizado y reduce mucho el tiempo de trabajo, e incluso podéis solicitarme modificaciones más puntuales al modelo en mi correo electrónico.

Primera parte.

Segunda parte.

 

 

Obligación de emitir facturas

La obligación surge por las ventas de bienes y prestaciones de servicios que se realicen en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional, siendo obligatorio incluso cuando los bienes o los servicios prestados están no sujetos (no contemplado por el IVA) o exentos de IVA (contemplado por la ley, pero no grabado), o para más inri, cuando recibimos anticipos por un bien o servicio.

 

Pero como toda regla general, aquí también se dan excepciones en determinadas operaciones dentro de Regímenes especiales del IVA como el de Recargo de Equivalencia (RERE), Régimen Especial de la Agricultura Ganadería y Pesca (REAGP) ó al Régimen Simplificado.

 

Además, en determinados casos hasta el 31/12/2012, se podían emitir tiques, que han sido sustituidos desde el 1/1/2013 por facturas simplificadas que veremos más adelante. 

 

 

 

La factura y su contenido

No hay un formato o diseño obligatorio, pero si unos contenidos exigidos por la legislación actual.

Toda factura ordinaria (lo que antes llamábamos factura normal o completa) debe incluir:

  • Nº de serie de Facturas, y es su caso, serie: puede haber una única serie de numeración o establecerse series diferentes de facturación si:
    • De manera especial si se tiene varios establecimientos o se realizan operaciones de distinta naturaleza.
    • Con carácter obligatorio para:
      • Las facturas rectificativas o correcciones de facturas que no cumplen los requisitos o no se han sumado bien las cantidades.
      • Las emitidas por un tercero.
      • Las emitidas por procedimientos judiciales de ejecución forzosa.

Nota: El número de factura dentro de cada serie debe de ser siempre correlativo con la fecha de factura. Es decir, no puede emitirse dentro de la misma serie una factura con fecha posterior a la ultima emitida y un número inferior, ni debe haber huecos en la numeración. (es decir si tenemos el nº factura 214/2014 y fecha del 1/5/2014; no podría ser un nº factura 213/2014 y fecha del 15/5/2014, ni ser la inmediata siguiente el nº factura 216/2014 y fecha del 15/5/2014 )

  • La fecha de factura.
  • Fecha de realización de la operación si difiere de la fecha de expedición de la factura (casos de anticipo).
  • Datos del vendedor(emisor)
    • Nombre y apellidos o razón social.
    • NIF del empresario (CIF en caso de sociedades)
    • Domicilio fiscal.
  • Datos del cliente(destinatario)
    • Nombre y apellidos o razón social.
    • NIF del empresario (CIF en caso de sociedades)
    • Domicilio fiscal.
  • Descripción de la operación: prestación del servicio o productos que se venden, detallando unidades, precio por unidad, descuentos, y ofertas no incluidas en el precio.
  • Desglose de los porcentajes de IVA (tipos o % de IVA) aplicados a cada operación.
  • Desglose de las cuotas de IVA (importe de sumar el % a la base).
  • Desglose entre BASE y CUOTA de IVA total. Si la factura tiene varios tipos de IVA, la factura deberá recoger por separado base, y cuota correspondiente a cada uno de los tipos.
  • Recargo de Equivalencia. Si el cliente está incluido en el Régimen Especial del Recargo de Equivalencia, además de repercutir el IVA debemos de repercutir también el recargo correspondiente.
  • Precepto legal justificativo en el caso de que emitamos una factura de venta exenta de IVA. Si una operación está exenta, debe incluirse una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta. Este precepto debe incluirse incluso cuando en la factura haya varias operaciones y la exención solo afecte a algunas.
  • Menciones Especiales que deben aparecer en la factura en los siguientes casos especiales: "reducción de retención por el artículo 95 del Reglamento del IRPF", "Facturación por el destinatario", "Inversión del Sujeto Pasivo",(sujeto pasivo adquirente o destinatario de la operación), "Régimen Especial de las Agencias De Viajes", "Régimen Especial de los Bienes Usados", "Régimen Especial de los Objetos de Arte", "Régimen Especial de las Antigüedades y Objetos de Colección", si se da el caso.

 

 

Otros conceptos en facturas

Retenciones en la factura de venta

Retención en factura a profesionales

Quienes son personas físicas y realizan una actividad económica profesional según su clasificación en el IAE al emitir  sus facturas deben de aplicar una retención a cuenta del IRPF. En cambio, esto no será de aplicación en autónomos con alta en actividades empresariales, que son las incluidas en la sección primera del Impuesto de Actividades Económicas (IAE).

El ingreso del importe retenido es obligación de quien recibe la factura (por lo que hay que repasar siempre estas), pero quien la emite tiene que consignar el descuento en la factura emitida.

El porcentaje de la retención a aplicar en la factura será de:

  • 21% hasta 31 de diciembre de 2013 (19% en 2015 y 18% en 2016).
  • Autónomos con rentas inferiores a 15.000 euros anuales pagarán un 15% de IRPF y no el 21% (/19%/18%), desde el 1/07/2014

  • 9% en el primer año de actividad y los dos siguientes, siempre que en el año anterior no hayamos realizado actividades profesionales. es de aplicación voluntaria y se puede modificar durante su vigencia sin tener que indicarlo en el Modelo 036, durante tu alta en Hacienda o futuras modificaciones.

 Otros obligados a retener

Además de los profesionales autónomos, deberán practicar retenciones en sus facturas los autónomos dedicados a las siguientes actividades:

  • Algunas actividades incluidas en estimación objetiva (módulos): 1%. Listado. Habrá que estar pendiente a la reforma fiscal de 2014, porque en 2015 se quieren sacar estas actividades que retienen el 1% de módulos.
  • Actividades ganaderas de engorde de porcino y avicultura: 1%
  • Actividades agrícolas y restantes actividades ganaderas: 2%
  • Actividades forestales: 2%

Retención en factura por alquiler de inmuebles urbanos.

En facturas de alquiler o arrendamiento de ciertos inmuebles urbanos y en ciertos casos tiene una retención del 21%.

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Gastos suplidos en la factura

Son un cierto tipo de gasto que se genera en profesionales liberales como los de abogacía, en la que se pagan facturas en nombre del cliente, adelantando el dinero, y a los que no les corresponde IVA en la nueva factura, pues ya se aplicaron en su día y a nombre del cliente por la prestataria original.

Es más fácil de ver en un ejemplo de un abogado que adquiere un inmueble para un cliente propio, pero en la operación adelanta unas tasas en el registro por valor de 200 €. Por lo que si el abogado  cobra 600 € por su servicio, a esto le aplicaríamos el IVA, sumando 726 €, a lo que hay que sumar los 200 € de tasas sin aplicar IVA, es decir la factura supondrá 926 €. La factura de las tasas será enviada a su cliente por el emisor de las tasas (en este caso), o entregada por el abogado adjunta a la factura si la recogió él.

En muchas ocasiones no se hacen figurar en facturas y se arreglan entregando nota justificativa aparte.

 

Provisión de fondos

Son parecidos a los anticipos, pero contrariamente a estos no suponen IVA, pues son cantidades entregadas a cuenta por clientes a profesionales, para su uso exclusivo en las gestiones que este lleve a cabo, no para el pago de sus propias funciones o servicios profesionales, sino por los gastos suplidos.

Las provisiones de fondos no se suelen reflejar en la factura de venta, aunque puede darse en el desglose de los pagos y vencimientos al final de esta.

 

 

Cosas a tener en cuenta: Moneda, idioma y medios para emitir

¿Qué idioma he de usar?

Las facturas podrán expedirse en cualquier lengua, pero Hacienda en su labor de comprobación, podrá exigir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España, de facturas expedidas en una lengua no oficial que correspondan a operaciones efectuadas en él.

¿En qué moneda he de reflejar los cálculos?

Se puede utilizar cualquier moneda, pero el importe del Impuesto a repercutir debe ir en euros. Se debe de usar el tipo de cambio a que se refiere el artículo 79.11 de la Ley del Impuesto.

¿En qué soporte emitiré mi factura?

Papel o en formato electrónico, siempre que permita garantizar al emisor la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

 

 

Facturas recapitulativas, duplicados y copias

¿Qué es una factura recapitulativa?

La que incluye las operaciones llevadas a cabo en el plazo de un mes natural para el mismo cliente o destinatario. Habrá de expedirse como muy tarde el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones.

Cuando el destinatario sea un empresario o profesional, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente.

 

Duplicados y copias de facturas

Sólo puede existir un original de cada factura emitida.

Se pueden emitir duplicados de las originales con los mismos efectos que aquellos siempre que conste en ellos la expresión “duplicado” y la razón de su expedición en los siguientes casos:

  • Cuando se pierda el original.
  • Cuando concurran varios destinatarios (clientes) en un misma operación. En este supuesto debe consignarse en la original y en cado uno de los duplicados, la porción de BI y cuota repercutida a cada uno de ellos.

 

 

Modelos de facturas

 A continuación vemos un modelo para facturas con un único tipo impositivo o con varios, con posibilidad de retención, para autónomos o sociedades. Se han puesto ejemplos en rojo, por lo que habrá que cambiar el color de las celdas. Además en la pestaña métrica se pueden poner las unidades que elijamos para nuestros productos o servicios con libertad, si necesitáis incluir más referencias no dudéis en contactarme.

La contraseña para descomprimir el archivo .zip es "hectorjiu", sin las comillas. 

 


Primera parte.

Segunda parte.